Содержание

    Онбординг. Как влюбить сотрудника в компанию и сэкономить бюджет

    Все мы давно поняли, что кадры решают всё. Но хочется, чтобы эти кадры изначально приходили быстро (желательно не ради вакансии, а ради компании: это самые ценные и лояльные сотрудники), моментально вникали в поставленные задачи и работали годами.

    А что мы имеем в реальности? Эйчары сходят с ума, придумывая, где ещё разместить вакансию и как переписать её в тысячный раз, тратят массу времени на холодный поиск, а иногда и хантинг. Руководители отделов не успевают выполнять задачи, постоянно передавая дела новеньким, времени хватает только на подсчёт затрат и упущенной прибыли.

    Я пришла в EMAILMATRIX меньше года назад, но к тому времени накопила достаточно опыта, чтобы понимать, каким должен быть идеальный онбординг. Жаль только, что чаще встречалось то, как он выглядеть не должен. Мне даже стало казаться, что в России должную адаптацию можно увидеть только в крупном бизнесе, представители которого хвастаются крутыми кейсами на всех HR-форумах.

    Но нет! Впервые я ощутила на себе грамотный онбординг в небольшом маркетинговом агентстве — сначала в качестве сотрудника, а теперь я его ещё и сама провожу.

    В этой статье мы поговорим о том, что такое онбординг и как он помогает сделать новых сотрудников счастливыми.

    Так ли важен этот ваш онбординг?

    По моим наблюдениям, от 70 до 90% людей, уволившихся в первые 6–12 месяцев работы, принимают это решение в течение двух недель после выхода на новую должность. Смена работы — большой стресс: куча новых задач и вопросов в голове, от «где кулер и как не умереть от жажды?» до «кому сдавать отчёт?».

    Onboarding в переводе с английского означает «посадка на борт». Наша задача — комфортно разместить новичка на борту компании так, чтобы он не сходил с ума и в нужное время мог нажать кнопку вызова стюарда — то есть наставника.

    Для адаптации нужно не только много времени (условно это первые 3 месяца работы — по сути тот же испытательный срок), но также много денег и много участников.

    Замена сотрудника с зарплатой около 100 тысяч рублей может обойтись аж в полмиллиона!

    Расчёты HR-эксперта Владимира Демченкова:
    — передать дела — около 100 тысяч;
    — найти нового сотрудника — около 15 тысяч при наличии штатного рекрутёра, но в реальности эта сумма увеличивается вдвое или втрое, если нужно закупить дополнительные базы или разместить объявление на дополнительных платформах;
    — провести адаптацию — около 300 тысяч;
    — дополнительные расходы.

    Правильно выстроенная адаптация сэкономит и деньги владельца, и время сотрудников. Довольный новичок — эффективный новичок.

    У нас в EMAILMATRIX есть традиция — поздравлять каждого сотрудника с годовщиной работы в компании. Благодаря грамотно выстроенному онбордингу (конечно, не только ему) частенько мы отмечаем 5, 10, а то и 12 лет. Это показатель, который говорит сам за себя.

    Первый день новичка

    Первый день новичка у нас выверен поминутно, но я опишу основные блоки, которые следует включить.

    • Подписать все документы (не затягивайте и запросите всё необходимое заранее, чтобы уже в первый день у новичка была уверенность, понимание стабильности и прозрачности дальнейшего сотрудничества).
    • Создать все корпоративные аккаунты и предоставить к ним доступ (подготовкой стоит заняться заранее, а в первый же день знакомства с сотрудником отправить ему список со всеми логинами и паролями).
    • Провести welcome-тренинг (одно из важнейших мероприятий в первый день знакомства с компанией, о нём чуть ниже).

    Все эти задачи важно распределить равномерно и начать подготовку заблаговременно. Например, приветственное сообщение мы пишем в мессенджере, а потом направляем на новую корпоративную почту, где новичка уже ждёт подробное письмо со всеми шагами и инструкциями.

    Инструменты онбординга

    Инструменты онбординга закрывают вопросы по двум направлениям адаптации: производственному (рабочие процессы) и внепроизводственному (быт и комфорт в коллективе). Для обоих направлений нужны свои инструменты и исполнители.

    Оффер

    Если театр начинается с вешалки, то введение в должность — с оффера. Мы с дизайнерами хорошенько постарались, чтобы при первом соприкосновении с нами (после всех этапов отбора, конечно) у кандидатов отпали все вопросы. Визуально это должен быть приятный, понятный, читабельный документ. А в идеале оффер ещё и передаёт атмосферу работы в компании.

    Что входит в наш оффер:

    • должность;
    • отдел;
    • имя наставника (и его контакты);
    • дата выхода на работу;
    • подробности трудоустройства;
    • сумма зарплаты (максимально точно, подробно и понятно: например, есть ли разница в оплате во время испытательного срока и после его окончания);
    • продолжительность испытательного срока;
    • организационные вопросы (график, место, часы работы);
    • задачи (это не должностная инструкция, но всё-таки человеку будет гораздо спокойнее, если основной пул задач будет известен заранее);
    • бонусы (например, у нас это бесплатные обеды в офисе, занятия фитнесом и еженедельные занятия по английскому языку);
    • рабочие инструменты (например, RocketChat, Redmine, Basecamp);
    • контакты HR для обратной связи.
    онбординг

    Фрагмент оффера EMAILMATRIX. Скачать шаблон оффера можно по ссылке

    Welcome-тренинг

    Welcome-тренинг — мероприятие, которое помогает закрыть все вопросы новичка по поводу работы в компании, а бонусом ещё и повышает его лояльность. В первый день взаимодействия с командой человек должен понять, что сделал правильный выбор.

    В классический welcome-тренинг входят:

    • Информация о миссии и ценностях компании, можно также рассказать и о стратегии развития. Например, стоит упомянуть, что вы за честность: мол, если что-то непонятно в задаче, скажи честно — руководитель или наставник всё пояснит и расскажет.
    • История компании (точнее, этапы её развития, чтобы передать динамику).
    • Продукт или услуга компании и основные УТП. Будущему сотруднику стоит рассказать, почему вы классные и почему стоит гордиться тем, чем он будет заниматься и что продвигать.
    • Оргмоменты (платформы, с которыми вы работаете, как ими пользоваться, где хранятся инструкции).
    • Топ известных проектов, в которых участвовала компания, крупные клиенты.
    • Внутренние правила и устои.
    • Команда. Очень важно, чтобы новичок знал всех в лицо и по именам: кто кем работает, к кому по какому вопросу обращаться, куда писать или звонить.
    • Плюшки и традиции компании.
    онбординг

    Welcome-бокс

    Welcome-бокс (набор мерча от EMAILMATRIX) мы дарим в первый день. Мелочь, а приятно: когда носишь толстовку с лого своей компании — это знак доверия, причастности. Поэтому не упускаем возможность укрепить контакт с новым сотрудником.

    онбординг

    Футболки, свитшоты, кружки, блокноты, рюкзаки, значки — да что угодно. Фантазию здесь ограничивает только бюджет.

    Обратная связь

    Почему-то об обратной связи всегда помнят в продажах, маркетинге и т. д., но забывают при работе с командой. А ведь вы тоже когда-то «продали» новичку свою вакансию, а он вам — свои навыки, опыт и, главное, время.

    Мы всегда действуем по схеме оценки 360 градусов. Задача — получить обратную связь от коллег, подчинённых, руководителей и самого сотрудника. У нас это происходит на встречах (и очных, и онлайн) и с помощью опросников.

    Например, мы запускаем в корпоративном мессенджере автоматический опросник и задаём несколько ключевых показательных вопросов о нашем новичке Антоне:

    Оценка 360 градусов — метод, который помогает выяснить, как сотрудник действует в различных ситуациях и соответствует ли занимаемой должности. 360 градусов — потому что оценка идёт со всех сторон, а именно от подчинённых, руководителей, коллег равного уровня и от самого себя.

    • Над какими задачами вы работали вместе с Антоном?
    • Были ли сложности в совместной работе? Если да, то какие?
    • Какие навыки и качества, на твой взгляд, помогают Антону справляться с обязанностями?
    • Чего не хватает для большей эффективности?
    • Что ещё тебе хотелось бы добавить?

    Опросы и встречи мы проводим:

    • через неделю после выхода сотрудника;
    • через месяц работы;
    • через два месяца работы;
    • перед окончанием испытательного срока.

    После сбора обратной связи в опросах мы обязательно встречаемся отдельно с новичком, а отдельно с наставником — так человеку проще раскрыться и поделиться сокровенным.

    Welcome book

    Welcome book иногда называют дневником новичка. Это документ с информацией из welcome-тренинга (поэтому повторяться не буду) и практическими советами, особенно актуальными для сотрудников, работающих в офисе. Например, схема проезда, место парковки, внутренние правила, расположение кабинетов с описанием, кто где сидит.

    Можно выбрать любой удобный формат: электронный или печатный. Второй можно вручить вместе с остальной сувениркой. Всегда же приятно получить какой-то даже небольшой сувенир и понимать, что его приготовили специально для тебя.

    Мы используем в качестве welcome book презентацию к тренингу. Можете последовать нашему примеру или разделить инструменты, дополнив дневник подробностями, например, об истории компании или стратегии её развития. Всё это ещё и работает на прокачку HR-бренда и повышение лояльности сотрудников.

    онбординг

    Фрагмент welcome book Facebook (принадлежит запрещённой в России компании Meta)

    онбординг

    Фрагмент welcome book Disney

    Чат-боты и другие IT-решения для адаптации

    Иногда процессы тормозят, потому что HR делает всё ручками в Google-таблицах. Если бюджет позволяет, возьмите на вооружение платформы, которые в разных форматах помогут решить задачи онбординга. Чаще всего они работают по всем ключевым HR-процессам (адаптация, обучение, оценка, корпоративные коммуникации и мотивация персонала), поэтому получится провести оптимизацию по всем направлениям.

    Вот несколько примеров.

    • TalantTech — онбординг в виде квеста, сценарий которого можно разработать самостоятельно или взять готовый шаблон. Адаптация здесь проходит в игровой форме: за изучение каждого уровня сотрудники получают баллы и по-товарищески соревнуются за позиции в рейтинге.
    • Mirapolis — эта платформа воспринимает адаптацию всерьёз. Расписываются задачи, даются роли: менеджер по адаптации, новый сотрудник, наставник, руководитель. В любой момент можно отслеживать, на каком этапе находится новичок.
    • Systemz — куда же без чат-ботов? Любители максимальной автоматизации, это для вас. Чат-бот ответит на организационные вопросы новичка, напомнит о необходимости пройти опрос, покажет расписание обучающих мероприятий и даже поинтересуется настроением, а потом отправит руководителю отчёт. Достаточно один раз внести все необходимые алгоритмы и ответы на вопросы, а потом только получать аналитику и следить за онбордингом.
    • Motivity сделает знакомство с компанией увлекательным и эффективным для новичка и автоматизирует рутинный процесс адаптации для HR. Основные блоки: личный кабинет, учебные материалы, тестирования, учебный план, опросы, геймификация с рейтингами и баллами, призванная поддерживать интерес и соревновательный дух в коллективе, комментарии, план мероприятий и блок отчётности.

    На рынок постоянно выходят новые платформы, которые здорово упростят вам жизнь. Выбирайте!

    Наставничество

    Это суперважный инструмент, но внедряться он должен осознанно, а работать — системно.

    Далеко не каждый сотрудник может стать наставником. Во-первых, обычно это руководитель, тимлид, старший менеджер или другой опытный специалист. Во-вторых, это большая ответственность, ведь наставник должен:

    • влюбить новичка в компанию так же сильно, как он любит её сам;
    • донести корректно, какие задачи выполнять и как, чтобы потом не пришлось переучивать;
    • быть замотивирован процессом не меньше новичка.

    Последний пункт стоит пояснить отдельно. Когда кому-то говорят: «Это Иван, бери его под своё крыло, теперь ты его наставник», у него сразу возникает вопрос: «Почему я и зачем мне это вообще нужно?!».

    Наставничество может подкрепляться любыми плюшками (как материальными, так и нет): фиксированное вознаграждение, бонусы от результатов работы новичка, похвала со стороны руководителя. В общем, любая мотивационная история, которая сработает конкретно с этим сотрудником. Он должен хотеть заниматься этой дополнительной задачей.

    Резюмируем

    Какими инструментами пользоваться — решать вам. Главное — чтобы картина была полной. И если на каком-то этапе вы нашли недочёты в работе новичка, не торопитесь расстраиваться или негативить. Добавьте дополнительную встречу в график, обсудите, что мешает и чем можно помочь.

    Испытательный срок, как, собственно, и сама адаптация, — это игра в две стороны. Сотрудник работает на компанию, а компания — на сотрудника. Позиция «покажи мне, насколько ты хорош» со стороны работодателя не только заведомо проигрышная, но и убыточная (помните подсчёты Владимира Демченкова?).

    Поэтому стоит уделить внимание и производственной, и внепроизводственной адаптации.

    • Создаём максимально благоприятную обстановку для новичка: погружаем через welcome-тренинг, работаем с обратной связью и максимально стараемся сделать так, чтобы человек не чувствовал себя брошенным.
    • Даём все удочки для работы. Все доступы и пароли новичок должен получить в первый же день. А дальше поможет наставник.

    Помните: ваши усилия обязательно окупятся. Ведь правильно выстроенная адаптация решит множество проблем, а главное — усилит эффективность команды и выведет компанию на новый уровень!

    Дарим шаблоны оффера и презентации к welcome-тренингу
    Пришлём ссылку на почту — пользуйтесь!
    Имя
    Email *
    Array
    (
        [0] => WP_Term Object
            (
                [term_id] => 1425
                [name] => Статьи
                [slug] => articles
                [term_group] => 0
                [term_taxonomy_id] => 1907
                [taxonomy] => category
                [description] => 
                [parent] => 0
                [count] => 616
                [filter] => raw
                [cat_ID] => 1425
                [category_count] => 616
                [category_description] => 
                [cat_name] => Статьи
                [category_nicename] => articles
                [category_parent] => 0
            )
    
    )
    
    Поделиться статьёй
    Подписаться на рассылку
    Задайте вопрос эксперту лично
    Консультация
    с топ-менеджерами EMAILMATRIX