Онбординг. Как влюбить сотрудника в компанию и сэкономить бюджет
Все мы давно поняли, что кадры решают всё. Но хочется, чтобы эти кадры изначально приходили быстро (желательно не ради вакансии, а ради компании: это самые ценные и лояльные сотрудники), моментально вникали в поставленные задачи и работали годами.
А что мы имеем в реальности? Эйчары сходят с ума, придумывая, где ещё разместить вакансию и как переписать её в тысячный раз, тратят массу времени на холодный поиск, а иногда и хантинг. Руководители отделов не успевают выполнять задачи, постоянно передавая дела новеньким, времени хватает только на подсчёт затрат и упущенной прибыли.
Я пришла в EMAILMATRIX меньше года назад, но к тому времени накопила достаточно опыта, чтобы понимать, каким должен быть идеальный онбординг. Жаль только, что чаще встречалось то, как он выглядеть не должен. Мне даже стало казаться, что в России должную адаптацию можно увидеть только в крупном бизнесе, представители которого хвастаются крутыми кейсами на всех HR-форумах.
Но нет! Впервые я ощутила на себе грамотный онбординг в небольшом маркетинговом агентстве — сначала в качестве сотрудника, а теперь я его ещё и сама провожу.
В этой статье мы поговорим о том, что такое онбординг и как он помогает сделать новых сотрудников счастливыми.
Так ли важен этот ваш онбординг?
По моим наблюдениям, от 70 до 90% людей, уволившихся в первые 6–12 месяцев работы, принимают это решение в течение двух недель после выхода на новую должность. Смена работы — большой стресс: куча новых задач и вопросов в голове, от «где кулер и как не умереть от жажды?» до «кому сдавать отчёт?».
Onboarding в переводе с английского означает «посадка на борт». Наша задача — комфортно разместить новичка на борту компании так, чтобы он не сходил с ума и в нужное время мог нажать кнопку вызова стюарда — то есть наставника.
Для адаптации нужно не только много времени (условно это первые 3 месяца работы — по сути тот же испытательный срок), но также много денег и много участников.
Замена сотрудника с зарплатой около 100 тысяч рублей может обойтись аж в полмиллиона!
Расчёты HR-эксперта Владимира Демченкова:
— передать дела — около 100 тысяч;
— найти нового сотрудника — около 15 тысяч при наличии штатного рекрутёра, но в реальности эта сумма увеличивается вдвое или втрое, если нужно закупить дополнительные базы или разместить объявление на дополнительных платформах;
— провести адаптацию — около 300 тысяч;
— дополнительные расходы.
Правильно выстроенная адаптация сэкономит и деньги владельца, и время сотрудников. Довольный новичок — эффективный новичок.
Первый день новичка
Первый день новичка у нас выверен поминутно, но я опишу основные блоки, которые следует включить.
- Подписать все документы (не затягивайте и запросите всё необходимое заранее, чтобы уже в первый день у новичка была уверенность, понимание стабильности и прозрачности дальнейшего сотрудничества).
- Создать все корпоративные аккаунты и предоставить к ним доступ (подготовкой стоит заняться заранее, а в первый же день знакомства с сотрудником отправить ему список со всеми логинами и паролями).
- Провести welcome-тренинг (одно из важнейших мероприятий в первый день знакомства с компанией, о нём чуть ниже).
Все эти задачи важно распределить равномерно и начать подготовку заблаговременно. Например, приветственное сообщение мы пишем в мессенджере, а потом направляем на новую корпоративную почту, где новичка уже ждёт подробное письмо со всеми шагами и инструкциями.
Инструменты онбординга
Инструменты онбординга закрывают вопросы по двум направлениям адаптации: производственному (рабочие процессы) и внепроизводственному (быт и комфорт в коллективе). Для обоих направлений нужны свои инструменты и исполнители.
Оффер
Если театр начинается с вешалки, то введение в должность — с оффера. Мы с дизайнерами хорошенько постарались, чтобы при первом соприкосновении с нами (после всех этапов отбора, конечно) у кандидатов отпали все вопросы. Визуально это должен быть приятный, понятный, читабельный документ. А в идеале оффер ещё и передаёт атмосферу работы в компании.
Что входит в наш оффер:
- должность;
- отдел;
- имя наставника (и его контакты);
- дата выхода на работу;
- подробности трудоустройства;
- сумма зарплаты (максимально точно, подробно и понятно: например, есть ли разница в оплате во время испытательного срока и после его окончания);
- продолжительность испытательного срока;
- организационные вопросы (график, место, часы работы);
- задачи (это не должностная инструкция, но всё-таки человеку будет гораздо спокойнее, если основной пул задач будет известен заранее);
- бонусы (например, у нас это бесплатные обеды в офисе, занятия фитнесом и еженедельные занятия по английскому языку);
- рабочие инструменты (например, RocketChat, Redmine, Basecamp);
- контакты HR для обратной связи.
Welcome-тренинг
Welcome-тренинг — мероприятие, которое помогает закрыть все вопросы новичка по поводу работы в компании, а бонусом ещё и повышает его лояльность. В первый день взаимодействия с командой человек должен понять, что сделал правильный выбор.
В классический welcome-тренинг входят:
- Информация о миссии и ценностях компании, можно также рассказать и о стратегии развития. Например, стоит упомянуть, что вы за честность: мол, если что-то непонятно в задаче, скажи честно — руководитель или наставник всё пояснит и расскажет.
- История компании (точнее, этапы её развития, чтобы передать динамику).
- Продукт или услуга компании и основные УТП. Будущему сотруднику стоит рассказать, почему вы классные и почему стоит гордиться тем, чем он будет заниматься и что продвигать.
- Оргмоменты (платформы, с которыми вы работаете, как ими пользоваться, где хранятся инструкции).
- Топ известных проектов, в которых участвовала компания, крупные клиенты.
- Внутренние правила и устои.
- Команда. Очень важно, чтобы новичок знал всех в лицо и по именам: кто кем работает, к кому по какому вопросу обращаться, куда писать или звонить.
- Плюшки и традиции компании.
Welcome-бокс
Welcome-бокс (набор мерча от EMAILMATRIX) мы дарим в первый день. Мелочь, а приятно: когда носишь толстовку с лого своей компании — это знак доверия, причастности. Поэтому не упускаем возможность укрепить контакт с новым сотрудником.
Футболки, свитшоты, кружки, блокноты, рюкзаки, значки — да что угодно. Фантазию здесь ограничивает только бюджет.
Обратная связь
Почему-то об обратной связи всегда помнят в продажах, маркетинге и т. д., но забывают при работе с командой. А ведь вы тоже когда-то «продали» новичку свою вакансию, а он вам — свои навыки, опыт и, главное, время.
Мы всегда действуем по схеме оценки 360 градусов. Задача — получить обратную связь от коллег, подчинённых, руководителей и самого сотрудника. У нас это происходит на встречах (и очных, и онлайн) и с помощью опросников.
Например, мы запускаем в корпоративном мессенджере автоматический опросник и задаём несколько ключевых показательных вопросов о нашем новичке Антоне:
Оценка 360 градусов — метод, который помогает выяснить, как сотрудник действует в различных ситуациях и соответствует ли занимаемой должности. 360 градусов — потому что оценка идёт со всех сторон, а именно от подчинённых, руководителей, коллег равного уровня и от самого себя.
- Над какими задачами вы работали вместе с Антоном?
- Были ли сложности в совместной работе? Если да, то какие?
- Какие навыки и качества, на твой взгляд, помогают Антону справляться с обязанностями?
- Чего не хватает для большей эффективности?
- Что ещё тебе хотелось бы добавить?
Опросы и встречи мы проводим:
- через неделю после выхода сотрудника;
- через месяц работы;
- через два месяца работы;
- перед окончанием испытательного срока.
После сбора обратной связи в опросах мы обязательно встречаемся отдельно с новичком, а отдельно с наставником — так человеку проще раскрыться и поделиться сокровенным.
Welcome book
Welcome book иногда называют дневником новичка. Это документ с информацией из welcome-тренинга (поэтому повторяться не буду) и практическими советами, особенно актуальными для сотрудников, работающих в офисе. Например, схема проезда, место парковки, внутренние правила, расположение кабинетов с описанием, кто где сидит.
Можно выбрать любой удобный формат: электронный или печатный. Второй можно вручить вместе с остальной сувениркой. Всегда же приятно получить какой-то даже небольшой сувенир и понимать, что его приготовили специально для тебя.
Мы используем в качестве welcome book презентацию к тренингу. Можете последовать нашему примеру или разделить инструменты, дополнив дневник подробностями, например, об истории компании или стратегии её развития. Всё это ещё и работает на прокачку HR-бренда и повышение лояльности сотрудников.
Фрагмент welcome book Disney
Чат-боты и другие IT-решения для адаптации
Иногда процессы тормозят, потому что HR делает всё ручками в Google-таблицах. Если бюджет позволяет, возьмите на вооружение платформы, которые в разных форматах помогут решить задачи онбординга. Чаще всего они работают по всем ключевым HR-процессам (адаптация, обучение, оценка, корпоративные коммуникации и мотивация персонала), поэтому получится провести оптимизацию по всем направлениям.
Вот несколько примеров.
- TalantTech — онбординг в виде квеста, сценарий которого можно разработать самостоятельно или взять готовый шаблон. Адаптация здесь проходит в игровой форме: за изучение каждого уровня сотрудники получают баллы и по-товарищески соревнуются за позиции в рейтинге.
- Mirapolis — эта платформа воспринимает адаптацию всерьёз. Расписываются задачи, даются роли: менеджер по адаптации, новый сотрудник, наставник, руководитель. В любой момент можно отслеживать, на каком этапе находится новичок.
- Systemz — куда же без чат-ботов? Любители максимальной автоматизации, это для вас. Чат-бот ответит на организационные вопросы новичка, напомнит о необходимости пройти опрос, покажет расписание обучающих мероприятий и даже поинтересуется настроением, а потом отправит руководителю отчёт. Достаточно один раз внести все необходимые алгоритмы и ответы на вопросы, а потом только получать аналитику и следить за онбордингом.
- Motivity сделает знакомство с компанией увлекательным и эффективным для новичка и автоматизирует рутинный процесс адаптации для HR. Основные блоки: личный кабинет, учебные материалы, тестирования, учебный план, опросы, геймификация с рейтингами и баллами, призванная поддерживать интерес и соревновательный дух в коллективе, комментарии, план мероприятий и блок отчётности.
На рынок постоянно выходят новые платформы, которые здорово упростят вам жизнь. Выбирайте!
Наставничество
Это суперважный инструмент, но внедряться он должен осознанно, а работать — системно.
Далеко не каждый сотрудник может стать наставником. Во-первых, обычно это руководитель, тимлид, старший менеджер или другой опытный специалист. Во-вторых, это большая ответственность, ведь наставник должен:
- влюбить новичка в компанию так же сильно, как он любит её сам;
- донести корректно, какие задачи выполнять и как, чтобы потом не пришлось переучивать;
- быть замотивирован процессом не меньше новичка.
Последний пункт стоит пояснить отдельно. Когда кому-то говорят: «Это Иван, бери его под своё крыло, теперь ты его наставник», у него сразу возникает вопрос: «Почему я и зачем мне это вообще нужно?!».
Наставничество может подкрепляться любыми плюшками (как материальными, так и нет): фиксированное вознаграждение, бонусы от результатов работы новичка, похвала со стороны руководителя. В общем, любая мотивационная история, которая сработает конкретно с этим сотрудником. Он должен хотеть заниматься этой дополнительной задачей.
Резюмируем
Какими инструментами пользоваться — решать вам. Главное — чтобы картина была полной. И если на каком-то этапе вы нашли недочёты в работе новичка, не торопитесь расстраиваться или негативить. Добавьте дополнительную встречу в график, обсудите, что мешает и чем можно помочь.
Испытательный срок, как, собственно, и сама адаптация, — это игра в две стороны. Сотрудник работает на компанию, а компания — на сотрудника. Позиция «покажи мне, насколько ты хорош» со стороны работодателя не только заведомо проигрышная, но и убыточная (помните подсчёты Владимира Демченкова?).
Поэтому стоит уделить внимание и производственной, и внепроизводственной адаптации.
- Создаём максимально благоприятную обстановку для новичка: погружаем через welcome-тренинг, работаем с обратной связью и максимально стараемся сделать так, чтобы человек не чувствовал себя брошенным.
- Даём все удочки для работы. Все доступы и пароли новичок должен получить в первый же день. А дальше поможет наставник.
Помните: ваши усилия обязательно окупятся. Ведь правильно выстроенная адаптация решит множество проблем, а главное — усилит эффективность команды и выведет компанию на новый уровень!
