Тайм-менеджмент для маркетолога

Мир диджитала развивается, количество задач увеличивается, но сутки не становятся длиннее. Казалось бы, все теории тайм-менеджмента известны, есть крутые сервисы, таск-трекеры, вселенская синхронизация календарей и всех устройств. Но дедлайны по-прежнему горят, сроки сдвигаются, проекты проваливаются, крутые инфоповоды пролетают мимо…

Как такое происходит, если вы прочитали все книги про эффективную эффективность? Дело в том, что одного чтения мало, нужно внедрять прочитанное.

В статье поговорим о практической стороне тайм-менеджмента. Я подобрала самые популярные методики наших специалистов и рассказала, как их внедрить в профессиональную жизнь. Вдохновляйтесь и следите за временем по умолчанию.

Матрица Эйзенхауэра

Самый известный подход к планированию работы над задачами, автором которого является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Кому, как не президенту, знать о важности тайм-менеджмента!

Суть метода

Все дела нужно распределить по срочности и важности на 4 квадрата:

  • Важно и срочно: сюда относятся дела, которые горят. Жить со списком дел в формате аврала тяжело, поэтому следите, чтобы в этом квадрате было как можно меньше задач.
  • Важно, но несрочно: это основная часть работы, которая ведёт вас к цели. Дела, которым нужно посвятить максимум времени. С задачами из этой группы нужно быть аккуратными, часто они бывают долгосрочными. Старайтесь не замедлять темп, думая, что времени «вагон». Выполняйте всё в спокойном ритме и следите, чтобы эти дела не перешли в разряд срочных.
  • Неважно, но срочно: это ситуативные мелкие дела, которые не приближают вас к цели. Из-за срочности они вырывают вас из рабочего потока и крадут ваше время. Эти задачи делают только ради того, чтобы сделать: внезапные созвоны, совещания по «очень важным вопросам» с бесконечными разговорами и т. д. Если эти задачи можно делегировать, делайте это.
  • Неважно и несрочно: дела, от которых можно отказаться. Умейте говорить «нет».

Как я распределяю свои задачи на день с помощью матрицы Эйзенхауэра:

Важно и срочно Важно, но несрочно
Задачи:

  • релиз сайта программы лояльности.

Примечание: я должна быть готова к экстренным ситуациям и сразу отрабатывать ошибки.

Задачи:

  • разработка стратегии емейл-маркетинга для интернет-магазина косметики;
  • запуск емейл-кампании «Чёрная пятница».

Примечание: для этих задач я обязательно обозначу промежуточные этапы и срок выполнения, чтобы они не перешли в первый квадрат.

Неважно, но срочно Неважно и несрочно
Задачи:

  • прийти на митинг от Оли из отдела рекламы (это уже десятый по счёту митинг на тему оптимизации рабочего процесса, где я нужна для количества).

Примечание: чтобы дела не стояли на месте, на митинг можно отправить коллегу, которому это будет интересно и полезно.

Задачи:

  • собрать статистику по проекту, который делали в 2013.

Примечание: данные нужны для выступления моего коллеги. Возможно, стоит убедить его использовать более свежие кейсы или передать задачу стажёру, чтобы он научился собирать статистику.

Как внедрить

Чтобы этот метод работал, нужно быстро и чётко распределять задачи по матрице. Главное, определите для себя критерии важности и срочности. Например:

Эта задача будет актуальна завтра? Да — несрочно, нет — срочно.
От выполнения задачи зависит реализация проекта? Да — важно, нет — неважно.

Пара тренировок — и вы будете раскидывать дела по матрице за пару минут.

Возьмите за правило заполнять матрицу в начале каждой недели, если планируете дела на 7 дней вперёд. Или составляйте таблицу каждое утро, чтобы получить план на день.

Метод «Помодоро»

Этот способ придумал Франческо Чирилло. Во время учёбы в институте у него были проблемы с успеваемостью. Чтобы исправить ситуацию, Франческо воспользовался обычным кухонным таймером в виде помидора. Он выделял отрезки времени («помидоры» — в честь таймера) для максимальной концентрации и не отвлекался на посторонние дела.

Суть метода

Выделяем отрезок времени, в который мы будем максимально продуктивно работать с задачей и ни на что не отвлекаться. Оцените свои силы и определите оптимальный интервал для себя: 25, 30 или 40 минут. Обязательно отдыхайте 5–10 минут между этими интервалами, а когда отработаете 4 помидора, устройте перерыв в 30 минут. В это время делайте то, что хотите: откройте Инстаграм или выпейте кофе.

Как внедрить

Техника «Помодоро» подойдёт тем, у кого в работе практически нет спонтанных внешних воздействий: телефонных звонков, посетителей или внезапных задач.

Если вы готовите предложение для клиента и не отвлекаетесь на мессенджеры или кофе, за 40 минут реально продумать ключевые разделы и тезисы презентации. Отдохните 10 минут — и дальше добавляйте в презентацию пояснения, картинки, гифки. Так каждый отрезок времени пройдёт с максимальной пользой, и за 3 помидора будет готово отличное коммерческое предложение.

Чем больше таких помидорных интервалов в день вы сделали, тем ближе к успеху.

«Помодоро» — популярная техника тайм-менеджмента. В интернете можно найти много специальных приложений или расширений, где пользователь прописывает задачи и задаёт комфортные для себя временные отрезки.

Приложения для Android:

Приложение для iOS:

Сервисы:

Метод Феррисса

Автор книги «Как работать 4 часа в неделю» Тимоти Феррисс предлагает использовать технику планирования «1–3–5», где цифры — количество задач. Нужна небольшая тренировка, чтобы вы сразу смогли определять место для каждой задачи.

Суть подхода

Берём в работу девять задач (так надо!). Составляем список и распределяем их по срочности и приоритету:

  • 1 — одна важная и глобальная задача на день;
  • 3 — три задачи среднего масштаба;
  • 5 — пять мелких задач, которые важно успеть сделать в течение дня.

Этот метод учит брать на себя столько задач, сколько возможно выполнить без стресса и срыва дедлайна. Не геройствуйте, не стоит работать над тремя глобальными задачами одновременно.

Как внедрить

Используйте ежедневник, заметки или ваш рабочий таск-менеджер. Идите по списку и выберите 9 задач, которые вы точно сделаете сегодня. Например:

  • 1 — составить общее ТЗ проекта. Дело объёмное и важное, ставим его ключевым на этот день.
  • 3 — задачи, которые необходимо сделать/проконтролировать, чтобы дела не стояли на месте: проверить отчёт отдела продаж, скорректировать планы на месяц, согласовать дизайн сайта с подрядчиком, актуализировать диаграмму Ганта и обсудить корректировку сроков с клиентом.
  • 5 — дела, которые нужно сделать и идти дальше: созвон, отправить заявку на конференцию, обсудить с дизайнерами фидбек клиента и т. д.

Если успеваете больше задач, постепенно расширяйте список.

«Ешьте лягушку на завтрак»

Не волнуйтесь, никого есть не нужно. Здесь «лягушка» — это задача, которую вы не хотите выполнять по разным причинам — она может быть трудоёмкой, нудной или просто вам не нравиться.

Суть метода

Выработайте привычку делать в первую очередь задачи, которые вам не нравятся. Мысли о них постоянно отвлекают от работы и висят «камнем на шее». Поэтому, как только вы от них избавитесь, почувствуете свободу и силы для выполнения новых задач.

Как внедрить

Составьте список задач на день. Выделите те, которые вводят вас в уныние, выдохните и начинайте их выполнять.

Например, я не люблю собирать объёмные отчёты по спецпроектам из нескольких источников. Но без отчёта я не пойму эффективность работы своей команды, поэтому это дело важное. Открою Google Analytics и начну с утра пораньше.

«Делите слона на бифштексы»

В процессе применения этого метода ни одно животное не пострадало. «Слон» в данном случае — объёмная работа, которую необходимо выполнить.

Суть метода

Часто объём работы ужасает, и мы не можем даже начать что-то делать. «Как съесть слона? Он ведь такой огромный!» Разбиваем глобальную задачу на маленькие подзадачи — делим слона на бифштексы. Когда есть маленькие чёткие шаги, всё становится понятней и планировать время гораздо проще.

Как внедрить

Например, есть глобальная задача — провести моментальную распродажу для подписчиков интернет-магазина. С чего начнём? Пропишем все этапы работы и определим сроки:

  • определить механику распродажи — 1 день;
  • описать условия сегментации — 1 день;
  • проработать прототип дизайна кампании — 3 дня;
  • составить ТЗ на разработку писем — 2 дня и т. д.

Это и есть те самые «бифштексы» — чёткие шаги к выполнению большой задачи. Далее я постепенно выполняю каждый пункт этого списка.

Общие рекомендации по тайм-менеджменту

Необязательно выбирать какой-то метод и строго придерживаться его. Достаточно помнить универсальные правила тайм-менеджмента:

  • Совмещайте методики и ищите удобный для вас подход. Все способы отлично дополняют друг друга. Например, заводите таймер «Помодоро» на дела из первого квадрата матрицы Эйзенхауэра. Или начинайте рабочий день с «лягушки», а потом составляйте список Феррисса «1–3–5». Это поможет максимально собраться и не доводить до аврала.
  • Ключ к успеху — системный подход, только тогда тайм-менеджмент даст результат. Если вы составляете матрицу или работаете по «помидорам», делайте это регулярно. Методы не работают раз в месяц.
  • Не стройте планов на месяцы вперёд. Небольшой список дел на день или неделю гораздо ближе к реальности, чем красивые бесконечные записи в вашем лучшем ежедневнике.
  • И главное: мы всегда думаем, что сделаем всё быстро и хорошо, но на самом деле это не так! Следите за дедлайнами, не обещайте многого и учитывайте риски.

Тайм-менеджмент — это в первую очередь привычка, которую нужно выработать. Ищите свой способ, пробуйте разные подходы. Чем комфортнее будут эти подходы, тем проще следить за временем и задачами.

Поделиться статьёй
Подписаться на рассылку