Как расставаться с сотрудниками, чтобы они продолжали любить компанию? Наш опыт
Искать и нанимать персонал, адаптировать и развивать его бывает непросто, но эти задачи кажутся многим руководителям и HR намного приятнее, чем увольнение. Во время него частенько вскрываются проблемы в группе, отделе или компании, случается негатив, который нужно отрабатывать.
Принято считать, что в процедуру увольнения входит только заявление, приказ и финальный расчёт, но это далеко не так. Мы в EMAILMATRIX уделяем много времени этому процессу, потому что считаем, что расставаться нужно грамотно. Ниже расскажу, почему вам тоже стоит так делать, а в конце статьи и вовсе раскрою наши самые классные кейсы!
Роль руководителя
Процедура ухода сотрудника начинается задолго до того, как он подаёт заявление. В нашей компании не только HR несёт ответственность за то, на какой ноте мы расстанемся с человеком.
Обычно первым о грядущем уходе узнаёт руководитель. Для сотрудника сообщить об этом — большой стресс, особенно если отношения с начальником хорошие. Поэтому для него крайне важна адекватная реакция собеседника на такую новость.
Руководителю в этот момент нужно собраться, не запаниковать и уточнить у сотрудника причины, чтобы понять, сможем ли мы решить возникшие трудности или это окончательное решение. Очень важно не превратить это в разбор полётов, взаимные обвинения и выяснение отношений.
В нашей компании HR всегда на связи с тимлидами по теме работы с сотрудниками. Мы проводим консультации, обучающие тренинги, разборы кейсов и так далее, чтобы руководитель чувствовал себя уверенно в подобной ситуации.
Вот как мы советуем действовать тимлиду:
Сделать паузу и собраться с мыслями, если сообщение сотрудника об уходе стало неожиданностью.
Сразу связаться с сотрудником и проговорить дальнейшие шаги.
Подготовить план встречи:
спросить об эмоциональном состоянии сотрудника, ведь для него это решение могло быть непростым;
выяснить и обсудить причины увольнения;
обсудить передачу дел, последний рабочий день и прочие организационные моменты.
Необходимо контролировать ход встречи и быть готовым к бурным реакциям. Мы советуем руководителям сосредоточиться на фактах, а не на эмоциях.
После общения с сотрудником руководитель передаёт в отдел HR список причин, по которым сотрудник решил покинуть компанию, и подробности организационных договорённостей. Это облегчает последующее общение.
Этапы увольнения
Процедура увольнения в нашем агентстве состоит из следующих этапов.
1. Объяснить организационные моменты
Увольнение — это всегда неизвестность и стресс для сотрудника, даже если он давно на это решился и всё взвесил. Важно сразу рассказать о том, как написать заявление, кому его передать, какие процедуры предстоит пройти и когда это будет происходить, когда он получит финальный расчёт и все документы.
Даже если у сотрудника большой опыт работы, важно держать его в курсе дела.
2. Прислать выходной опросник
Уход сотрудника может сильно ударить по финансам компании, поэтому анализ увольнений и их причин — одна из самых важных HR-задач.
Нашим сотрудникам мы в таких случаях всегда высылаем опросник, который помогает собрать самые важные данные:
как он принял решение покинуть компанию;
факторы, которые на это повлияли (от того, насколько интересны задачи, до личных обстоятельств);
насколько понятны были цели и задачи;
комфортно ли было работать с руководителем и командой.
Можно собрать мини-срез eNPS среди увольняющихся. Этот опрос позволяет оценить, посоветуют ли они компанию в качестве работодателя, рассматривают ли возможность вернуться.
Опросы помогают понять, какие процессы стоит поправить. На их основании HR и руководитель выстраивают ход exit-интервью.
3. Уладить формальности
Выдать все закрывающие документы и справки. Вовремя сообщить всю организационную информацию: когда закроются учётки, когда будет финальный финансовый расчёт, как будет проходить процедура увольнения и так далее. Сделать расчёт в обозначенный срок.
Это банальные вещи — но всё же они ощутимо влияют на послевкусие, которое остаётся у сотрудника.
4. Еxit-интервью
Да, опросник, как правило, даёт достаточную информацию о разных показателях, но не менее важно провести личную беседу. Уходящие сотрудники — та категория, которая может дать самую честную обратную связь.
Правда, иногда они боятся говорить о плохом — из страха не получить какие-то документы или выплаты. Поэтому мы проводим exit-интервью в последний рабочий день, когда все формальности уже позади. И узнаём много интересного.
Например, однажды сотрудник рассказал о ряде нюансов во взаимодействии с руководителем, о которых не хотел сообщать в опросе. Мы изучили ситуацию, выяснили, что это была общая проблема, и в итоге смогли улучшить взаимодействие во всей команде.
Что, если инициатор увольнения — компания?
Прежде чем прекратить сотрудничество, мы проводим большую работу с сотрудником:
подробно выясняем все успехи и трудности обеих сторон: самого сотрудника и руководителя;
если сотрудник находится на этапе адаптации, корректируем её план с учётом индивидуальных особенностей (например, одни люди предпочитают медленно погружаться в проекты, а другим быстро наскучивает изучать теорию и хочется больше практических задач);
углубляемся в причины, по которым у сотрудника возникают трудности.
И только когда понимаем, что сделали всё, что было в наших силах, мы принимаем решение попрощаться с сотрудником. Это не становится новостью, так как мы всегда информируем работников о том, где проходит грань, за которой — только увольнение. Также в агентстве все знают плановые показатели своей работы и понимают, насколько успешно справляются.
Такой чёткий и честный процесс показывает, что в решении компании нет придирок или личной неприязни. Это помогает снять большую часть негатива и расстаться на хорошей ноте.
Зачем увольнять правильно?
Правильное увольнение — это всегда игра вдолгую, но она точно того стоит. Грамотно расставаясь с сотрудниками, вы не только поддерживаете HR-бренд компании в целом. Это позволяет также, к примеру, экономить на подборе персонала. К вам могут вернуться коллеги, которые когда-то ушли по личным причинам. А некоторые «бывшие» останутся в ваших проектах в качестве фрилансеров.
В 2024 году мы закрывали довольно дорогую с точки зрения бюджета вакансию backend-разработчика. Сфера у нас узконаправленная, поэтому поиск обещал быть «интересным», да и простой проектов без специалиста обходился недёшево.
И тут на помощь пришла наша бывшая сотрудница! Она следила за обновлениями вакансий на сайте и написала HR, что знает отличного человека, который подойдёт на эту роль. Искра, буря, безумие — и сложная вакансия закрыта за неделю. А бывшая коллега ещё и получила приятную денежную плюшку: у нас есть бонусы за рекомендацию кадров, и они действуют в том числе для экс-сотрудников.
Также к нам возвращаются сотрудники, которые покинули агентство несколько лет назад. Только за 2023–2024-й таких было пятеро. Это очень удобно: люди уже знакомы с компанией, сервисами, коллегами и обязанностями. Адаптация проходит гораздо быстрее и эффективнее, в том числе и с точки зрения финансов.
Вот такой секрет наших классных отношений с уволившимися сотрудниками, пользуйтесь и благодарите 😉
