Как автоматизировать HR-процессы и сохранить человечность: наши правила и инструменты
В условиях высокой конкуренции на рынке скорость и качество работы команды становятся ключевыми факторами успеха. Я расскажу, как можно оптимизировать работу HR-отдела и таким образом повысить эффективность всей компании.
Автоматизация HR-процессов — это не роскошь, а необходимость даже для небольших компаний. Она позволяет снизить рутинную нагрузку на HR-менеджеров, освободив время для стратегических задач, минимизировать ошибки при обработке данных (например, расчёт зарплат или учёт отпусков), а также масштабировать процессы без увеличения штата. С её помощью можно ускорить циклы подбора, онбординга и оценки сотрудников.
Как выбрать систему автоматизации
В первую очередь при выборе инструментов оптимизации стоит опираться на масштаб бизнеса и этап развития компании. Например, если бизнес совсем маленький, можно ограничиться систематизацией работы в бесплатных сервисах вроде Asana (аналог ушедшего Trello), Buildin.AI (вместо Notion) или в Google (трекать задачи в «Таблицах», проводить опросы сотрудников в «Формах» и так далее).
Также нужно понять, какие задачи вы в первую очередь хотите решить с помощью автоматизации и какие из существующих на рынке продуктов подходят под ваше позиционирование.
В EMAILMATRIX руководствуются принципом «Любая автоматизация должна не заменять живое общение, а дополнять его». Мы камерное агентство, и наша фишка в том, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя ценным, а кандидат — желанным. Поэтому автоматизация у нас выборочная и «с человеческим лицом». Так, мы используем шаблоны писем для кандидатов, но всегда добавляем персональные комментарии.
Когда мы говорим про системы автоматизации процессов, это в первую очередь CRM-системы и различные боты. Вот стандартные критерии выбора оптимального инструмента: функции отвечают вашим задачам, у сервиса интуитивный интерфейс, возможна интеграция с другими сервисами, возможна гибкая настройка. В любом случае почти все сервисы сейчас предлагают бесплатные демоверсии и проводят демонстрационные встречи.
При выборе CRM-системы также стоит учитывать, что в HR много поднаправлений: HR-бренд, адаптация, подбор персонала, мотивация, сбор обратной связи, работа с увольняющимися сотрудниками — всё это разные задачи. Конечно, поставить «таску» и выполнить её можно в любой CRM-системе (например, мы используем для этого Redmine, в котором работают наши сотрудники). Но какие-то задачи требуют особых опций, которых нет в стандартных CRM по типу «Битрикс24» и того же Redmine. Поэтому мы в том числе работаем с «Хантфлоу» — отдельной CRM для подбора персонала.
На рынке до сих пор нет одного лидера, через которого рекрутеры могут работать и с кандидатами, и с опросами, а дополнительно хранить, например, портфолио всех сотрудников. Поэтому мы используем несколько CRM сразу, а часть задач делаем через собственный HR-бот.
Этапы HR-процессов
1. Подбор
Основная система, которая закрывает большую часть наших HR-задач на протяжении двух лет, — «Хантфлоу». Ранее мы пользовались «Сбер Подбором», но «Хантфлоу», на наш взгляд, даёт больше возможностей:
Все кандидаты и их резюме находятся в одной базе — неважно, где мы начинали диалог: в Телеграме, какой-то соцсети или на hh.ru. Это даёт нам возможность систематизировать поток кандидатов.
Сохраняется история переписки на всех этапах. Тут несколько плюсов.
Во-первых, в системе могут общаться все принимающие решение стороны. HR и руководители подразделений ведут диалог насчёт кандидата, оценивают его по шкале (в нашем случае десятибалльной), обозначают дедлайны по оценке на каждом этапе отбора. Разные компетенции оцениваются разными людьми (тимлидами, HR, руководителями), а какие-то софт-скиллы оценивают все сразу, и так мы приходим к общему решению.
Во-вторых, при смене менеджеров история всё равно сохраняется, а не уходит вместе с ними и их личной перепиской.
В-третьих, мы можем обращаться к кадровому резерву и реанимировать контакты, с которыми у нас по какой-то причине не сложилось ранее. Например, был хороший кандидат, но нам требовался сотрудник на фултайм и его это не устроило. Затем открылась вакансия с проектной занятостью, и теперь мы можем его привлечь.
Видна воронка подбора, которая служит хорошим инструментом аналитики. Мне, как руководителю, очень важно следить за метриками и выполнением плана. С помощью системы я вижу, сколько кандидатов откликнулось, прошло собеседования, выполнило тестовые, насколько эффективно работают менеджеры.
Также мы можем фиксировать, где коммуникация затягивается. К примеру, мы стараемся общаться с кандидатами не дольше полутора-двух недель. Соответственно, если сроки затягиваются или мы зависаем на этапе проверки тестового, мы предпринимаем меры. Можем пойти к тимлиду и уточнить его загрузку, предложить подключить ещё одного сотрудника для проверки тестового задания, чтобы ускорить процесс.
С ростом потока откликов HR-менеджеры начали тонуть в шаблонных вопросах. Готовые боты с рынка не подошли: они были безликими, скрипты не отвечали нашим задачам. В итоге у агентства появился свой бот, который ведёт кандидата следующим путём:
- Сначала он отвечает на частые вопросы — про график, обязанности, руководителя и корпоративную культуру. Здесь же мы прикрепляем ссылки на наши соцсети, чтобы потенциальный сотрудник проникся атмосферой, нашим Tone of Voice и понял, подходим ли мы ему.
- Если кандидата всё устраивает и он продолжает общение, бот собирает информацию о нём самом: его опыт, ожидания по зарплате, желаемый формат работы.
- После того как вся информация собрана, рекрутёр уходит обсуждать кандидатуру с коллегами — финальное решение всегда за живыми людьми.
При разработке бота мы старались сохранить наш фирменный неофициальный стиль общения — встроили фишки из живых диалогов. Мы активно используем этот инструмент и продолжаем тестировать различные функции, но уже сейчас он экономит нам 40% времени на первичном этапе подбора.
2. Онбординг
Первые месяцы на новой работе всегда самые важные для сотрудника, и мы стараемся быть человечными и гибкими, помогать новоприбывшим коллегам.
Например, мы создали стандартный чек-лист новичка со всем необходимым: регламентами, важными ссылками (на библиотеку знаний, страницы с корпоративными доступами, инструкцию по настройке почты и прочее). Благодаря ему действующие сотрудники не тратят время на объяснение одних и тех же технических моментов, а погружают нового коллегу сразу в проекты и процессы, которые понадобятся конкретно для его работы.
С помощью Redmine менеджеры могут поставить задачу новоприбывшему и прописать там же ТЗ, дедлайн, поставить в наблюдатели его руководителя и в целом максимально облегчить погружение в команду.
Однако это не отменяет необходимости общаться с новичком. Первые три месяца HR-менеджеры регулярно созваниваются с ним, чтобы помочь в решении вопросов, собрать обратную связь и просто по-человечески спросить, всё ли у него хорошо. Когда испытательный срок заканчивается, звонки остаются, но бывают реже. С этого момента на передний план выходят наши автоматические опросы, а личные встречи с HR-менеджером проходят 1–2 раза в год.
3. Обратная связь
Раньше мы давали фидбек каждому сотруднику лично, но, когда команда выросла с 35 до 70 человек, ручной сбор мнений стал довольно трудной задачей. Теперь для получения обратной связи мы используем специальный сервис — Jinn (ранее AppRaise). Через эту платформу мы запускаем абсолютно все опросы:
- «360» (сотрудника оценивает руководитель, подчинённые, коллеги и он сам);
- по новичкам, в ходе которого получаем обратную связь во время испытательного срока и по его окончании;
- на вовлечённость;
- eNPS (метрика лояльности сотрудников к работе в компании);
- exit interview, где мы узнаём о причинах увольнения человека.
Мы тестировали не одну платформу, но в Jinn для нас самый удобный интерфейс и выгрузка. Система автоматически собирает данные, но вопросы мы составляем сами, под каждый отдел.
Все опросы анонимны, но предельно детальны, чтобы мы могли проследить тренды. Например, если несколько человек в одном отделе сигнализируют о высокой нагрузке, мы с тимлидом обсуждаем решение вопроса (расширить отдел или перераспределить задачи). Если же в опросах прослеживается общая проблема у сотрудников разных команд, то собираемся и ищем решение со всеми тимлидами.
Гораздо удобнее стало проводить и оценку новичков спустя месяц работы. Раньше это занимало часы, сейчас делается в пару кликов. Каждый, кто хоть немного работал с новым сотрудником, делится мнением — получается разносторонний фидбэк, который может как замотивировать человека, так и подсветить моменты, на которые стоит обратить внимание и исправить до окончания ИС.
Главное — система не заменяет живые разговоры, а показывает, где они нужны.
Выводы и рекомендации
Автоматизация как хороший ассистент: берёт на себя рутину, но не пытается заменить вас. Наш опыт показал: в эпоху ИИ люди особенно хотят чувствовать, что за каждой кнопкой в CRM стоит живой человек. Поэтому в такой работе важно сохранить баланс между технологиями и человеческим подходом, а также помнить несколько правил:
- Проанализируйте, какие процессы требуют автоматизации. Возможно, вы найдёте на рынке универсальное решение под все ваши задачи. Если нет, то ищите инструменты автоматизации под узкие направления, как это сделали мы.
- Тестируйте различные инструменты. Даже если платформа популярна, она может не подойти именно вам. Перед тем как выбрать «Хантфлоу», мы попробовали несколько CRM-систем, а бота переделывали несколько раз. Используйте гибридные решения, если нет одного подходящего решения.
Анализируйте данные. Автоматизация даёт ценные инсайты для улучшения HR-стратегии.
- Не жертвуйте живым общением и индивидуальным подходом. Автоматизация — инструмент, а не замена эмпатии и креативности. Человекоцентричность не просто так стала трендом последних лет. Мы спокойно нарушаем процессы, если это нужно для живого диалога. Например, иногда HR вручную пишет кандидату из «холодного резерва», хотя это может делать и бот.
Впервые опубликовано на РБК Pro
